IT powinno mieć swój własny plan działania, który stanowi uzupełnienie planów strategicznych pozostałych działów organizacji. Zaryzykuję stwierdzenie, iż ten plan powinien być podstawą i punktem wyjścia innych jednostek firmy, odgrywać istotną rolę w kształtowaniu każdego z nich. W dzisiejszych czasach to IT napędza innowacje przedsiębiorstwa, wie też co jest konieczne od strony informatycznej, by poszczególne projekty realizować. Stąd też menedżer IT stoi przed wyzwaniem opracowania solidnej strategii, na której można oprzeć pozostałe działania. Czy to jest łatwe do wykonania?
Absolutnie nie :) Poniższy obrazek przedstawia jak plan działania IT wpływa na poszczególne aspekty i jak jest ważny dla organizacji. 
Jednak często spotykamy się z lekceważeniem takiego podejścia. Co więcej pada ogólne hasło "strategia biznesowa" bez wyspecyfikowania podziału struktury korporacyjnej. I taka sugestia, iż istnieje tylko jedna strategia, bez potrzeby tworzenia odrębnych planów marketingowych, operacyjnych, finansowych czy właśnie IT, jest na dłuższą metę niewłaściwa. Bo np. jeżeli zakładamy 10% wzrost przychodów w przyszłym roku, to jak ocenić rolę marketingu, produkcji czy IT w osiągnięciu tego celu? Na szczęście coraz więcej jest dojrzałych firm, które doceniają budowanie strategii już na niższych szczeblach organizacji. I w takim układzie informatyka musi być niejako łącznikiem pozostałych jednostek i uwzględniać w swoich założeniach cele pozostałych.
Z planów tych działów może okazać się, że dokładniejsza analiza danych jest dobrą drogą do osiągnięcia przychodów, w związku z tym pojawia się potrzeba zebrania większej ilości danych, odpowiednie ich syntetyzowanie i obróbka ułatwiająca podejmowanie kluczowych decyzji. Wiedząc to, IT może zdecydować, że nie ma wystarczającego magazynu danych, aby móc przechowywać ilość danych przewidywanych przez resztę organizacji. W rezultacie może nie dysponować narzędziami niezbędnymi do syntezy danych. Prawdopodobnie oznacza to również, że może nie mieć wielu pracowników IT z zaawansowanymi umiejętnościami analitycznymi, aby w pełni wykorzystać taką wizję. Strategia informatyczna rozwiązuje te luki, podkreślając konieczność rozwinięcia umiejętności i infrastruktury koniecznej do zaspokojenia potrzeb pozostałych oddziałów firmy. To niekoniecznie musi być zupełnie nowy plan, a uzupełnienie planów jednostek o niezbędne elementy.
Jakie kroki należy podjąć, aby odpowiednio wykonać tą pracę?
- W trakcie tworzenia planów biznesowych danych departamentów CIO powinien postarać się zaangażować liderów obszaru do zespołowej pracy, wymiany informacji i analizy wspólnych potrzeb:
- ważne, by nie były to rozmowy o kwestiach technologicznych, bardziej o stawianych wyzwaniach i dostępnych możliwościach,
- zadaniem IT powinno być zidentyfikowanie rozwiązań dla przedstawionych potrzeb oraz przygotowanie ogólnej propozycji działania, na podstawie zebranych informacji. Często na początkowym etapie propozycja może zawierać różne warianty rozwiązań, do doprecyzowania w późniejszym terminie
- Przygotować wspólne "ramy" tworzonych planów
- w tych jednostkach, które nie posiadają jeszcze gotowego szkieletu można się wykazać i zaproponować kompleksowe rozwiązania na bazie pozyskanych informacji,
- tam gdzie plany już powstały należy dostosować je do przyjętych reguł (ujednolicić m.in. w poziomie szczegółowości), by dało się jasno określić priorytety poszczególnych działań i odpowiednio dostosować zespół IT do konkretnych projektów
- Przydzielić członków zespołu IT do opieki nad danymi planami
- dobrze jest powołać grupę "business information officers", BIO, którzy odpowiadają za wyznaczony obszar. W mniejszych organizacjach BIO będzie pewnie odpowiedzialny za kilka obszarów
- ważne by BIO angażował się czynnie w ustalanie strategii na każdym etapie i stanowił pośrednika pomiędzy IT a biznesem
- BIO powinien móc zdiagnozować, które potrzeby można zrealizować za pomocą istniejących narzędzi, a które wymagają inwestycji i budowy nowych rozwiązań
- Jeżeli IT dokładnie pozna i będzie uczestniczyć w tworzeniu strategii jednostek biznesowych, będzie dobrze przygotowana do stworzenia własnej strategii informatycznej koncentrującej swoją uwagę na osiągnięciu celów stawianych przez organizacje.
Podsumowując, każdy dział powinien mieć swoją strategię, a IT nie może pozostać w tyle przyjmując, że nie ma własnego planu. Jeśli tak się stanie, informatyka nie będzie postrzegana jako narzędzie do realizacji wyznaczonych celów, a jedynie jednostka generująca tylko koszty...
Więc po co potrzebujemy dobrej strategii? :)
Jeszcze raz odpowiadając na pytanie postawione we wstępie, dopracowanie dobrej strategii to bardzo trudna sztuka. Ciężko jest też dobrze komunikować się z biznesem i pozyskiwać wszystkie niezbędne do tego informacje. Ale nawet gdy znamy plany, trzeba jeszcze podjąć się wyzwania wyboru narzędzi do ich realizacji. O tym będą kolejne wpisy.
