Na rynku coraz więcej mamy firm, których zespoły są porozrzucane po całym świecie. Może to wynikać z globalnej polityki danego przedsiębiorstwa, specyfiki świadczonych usług (klasyczny follow the sun), czy po prostu z możliwości technologicznych dających szanse poszukiwania specjalistów niekoniecznie z własnego podwórka. Sam na co dzień pracuję w rozproszonym zespole, gdzie telekonferencje są nieodłącznym elementem dnia pracy. Jak radzić sobie z komunikacją w takich przypadkach i jak się nam pracuje "na odległość" ?
Mamy erę pokolenia, które biegle włada technologią i z interfejsem komputera rozumie się lepiej niż z kolegą z biurka obok. Te osoby łatwiej odnajdują się w pracy w wirtualnych zespołach. Nam, trochę starszym pozostaje się nauczyć tej umiejętności :) Patrząc na dane mówiące o ponad 800-procentowym wzroście liczby pracowników zdalnych w ciągu ostatnich 5-6 lat (Nemetres Ressearch Group), trzeba do tej nauki zabrać się bardzo mocno. A dlaczego to jest takie ważne? Ponieważ oczywiście wirtualna komunikacja daje niesamowite możliwości, ale niesie też ze sobą pewne zagrożenia.
Elementem niesłychanie ważnym w tym kontekście jest wzajemne zaufanie. Zespół, który dobrze się zna, potrafi dużo łatwiej pracować nad wspólną wizją i identyfikować się z nią, pracować jako część zespołu i dla zespołu. Łatwiej jest też odczytać predyspozycje kolegi w danym dniu, zrozumień niewerbalne gesty czy nastroje. W takim środowisku dużo łatwiej wymienia się wiedzą, dzieli pomysłami, a pracownicy są bardziej kreatywni i otwarci. Zaspokojenie naszej społecznej potrzeby bycia członkiem grupy staje się trudne w przypadku braku fizycznego kontaktu. Rozmawiając przez telefon jesteśmy bardzo często pozbawieni możliwości dostrzegania niewerbalnych komunikatów. Zbudowanie zaufania w zespole rozproszonym zajmuje dużo więcej czasu niż w przypadku tradycyjnej grupy i wymaga umiejętności i niemałego wysiłku managera. Wysiłek się opłaca, ponieważ zintegrowany zespół łatwiej wymienia się wiedzą, realizuje wspólny cel. Stąd bardzo istotne jest zadbanie o szybką integracje rozproszonego zespołu i przeznaczenie na to odpowiedniego budżetu.
Dużym problemem w pracy na odległość jest także planowanie i koordynacja zadań. Szczególnie jeśli przeszkadza dodatkowo np. strefa czasowa. Trzeba tutaj aktywnie włączać pracowników w proces planowania i zarządzania czasem. Dużo zależy od rodzaju pracowników wchodzących w skład zespołu. Autonomiczni specjaliści wolą sami decydować o swoim czasie i nie lubią się podporządkowywać. Inni potrzebują kontroli i jasnego wytyczenia celów. Wracamy więc do poprzedniego punktu, czyli zaufania i integracji, aby zbudować odpowiednie dla wszystkich mechanizmy umożliwiające swobodną pracę i zrozumienie wizji. Manager musi wykazać się dużymi zdolnościami komunikacyjnymi. Powinien też wystrzegać się nadmiernej kontroli i podejścia wychodzącego z założenia, że ludzka natura jest leniwa :) Dobrze zestrojony zespół potrafi świetnie radzić sobie sam.
Kolejnym wyzwaniem pracy na odległość może być także ograniczona możliwość odczytywania potrzeb pracowników. Trudniej jest zauważyć sytuacje kryzysowe, wspierać pracowników w problemach. Jeżeli mamy osobę asertywną, potrafi ona komunikować swoje potrzeby. Jednak jeśli pracujemy z osobami bardziej zamkniętymi to sami musimy wychodzić z inicjatywą, zainteresowaniem. Przyda się swoista check lista, na której manager może umieścić obowiązkowe pozycje pytań do pracowników, których ci nie potrafią, nie chcą bądź wstydzą się zadawać. Manager powinien też dobrze znać swój zespół.
Wszystko więc sprowadza się do jednego słowa klucza: integracja. Wirtualne zespoły dają szanse na wykazanie się introwertykom, którzy w ten sposób łatwiej mogą wyrazić swoje opinie. Często podczas fizycznych spotkań takie osoby nie mogą dojść do głosu, są zagłuszane przez ekspresywnych ekstrawertyków. Dają też szanse na pozyskanie unikalnych specjalistów, którzy nie mogą być na miejscu. Jednak niezmiernie ważne jest właśnie odpowiednie zgranie zespołu i zbudowanie zaufania. Manager powinien tutaj wykazywać się koniecznie umiejętnością:
-
podtrzymywania motywacji,
-
monitoringu postępów zespołu,
-
budowania i utrzymania zaufania,
-
rozumienia innych kultur,
-
coachingu,
-
otwartością i tolerancyjnością.
Ważna jest także umiejętność podejmowania decyzji i stabilność w zarządzaniu wirtualnym zespołem. Pracując na miejscu możemy sobie pozwolić na element spontaniczności, pracując na odległość częste zmiany zdania i wizji mogą być gorzej postrzegane.
