Istnieje wiele sposobów na zarządzanie swoim czasem, na efektywne planowanie zadań itp. Temat jest na tyle szeroki, że nie wyczerpie go kilka artykułów, pojęcie timeboxingu (wywodzące się bodajże z technik zwinnych, AgilePM używa go oficjalnie w swojej nomenklaturze) zyskuje na popularności, pewnie dlatego, że żyjemy, pracujemy coraz szybciej, zadań jest coraz więcej a czasu coraz mniej.
Nie chciałbym tutaj wnikać szczegółowo w wyszukane metody zarządzania czasem, oceniać i analizować różne programy do tzw. to do list...Chociaż dobra, wspomnę o tym. Ostatnio nawet widziałem u Michała Wolskiego artykuł opisujący w jaki sposób zarządza swoimi zadaniami, powoływał się w nim na program Todoist, który oceniał bardzo dobrze. Teraz dopiero sprawdziłem, że jest płatny i to dosyć sporo. Dobre oceny słyszałem też o programie Nozbe. Poniżej znajdziecie krótkie porównanie najpopularniejszych pozycji:
Można korzystać też z różnych tablic kanbanowych, czy przechowywać listy w Excelu lub notatniku. Ze swojego doświadczenia wiem, (chociaż przyznaje się od razu, że z powyższych aplikacji nie korzystałem i nie wiem jakie mają bajery), że taka lista zadań prowokuje mnie do wybierania zadań najłatwiejszych a odkładanie tych bardziej skomplikowanych. Poza tym lista nie umiejscowi mi zadania w konkretnych oknie czasowym. Stąd bardzo szybko spodobał mi się pomysł wrzucania zadań do kalendarza, w moim przypadku w outlooku.
Pracując w dużej organizacji kalendarz jest bardzo ważnym elementem codziennej pracy. Definiuje kiedy mamy spotkania biznesowe, warsztaty, szkolenia. Czasem spotkań jest tak dużo, że nie starcza nam czasu na realizację codziennych obowiązków. Wrzucanie własnych, nawet dotyczących tylko nas zadań do outlooka daje nam możliwość zaplanowania sobie okienka w ciągu dnia, które poświęcamy na konkretny projekt. Jeżeli zadanie jest ważne, można ustawić status jako zajęty i odrzucać wszystkie propozycje spotkań w tym czasie. Jeżeli nie, ignorujemy zadanie i przyjmujemy pilne wrzutki. Dodatkowo, jeżeli pracujemy z zespołem, możemy udostępnić innym osobom swój kalendarz i w ten sposób układać plan realizacji poszczególnych kroków współpracy. Zarządzanie w ten sposób jest bardzo proste, zerkając w kalendarz wiemy dokładnie co i o której mamy zrobić, a zaplanowanie czasu od: do: definiuje pracochłonność jaką planujemy na wykonanie danych prac. Można w ten sposób dosyć fajnie zaplanować sobie tydzień czy dwa tygodnie najbliższych zadań, nie polecam robić dalej sięgających planów, na mniejszym zakresie łatwiej dokonać aktualizacji (oczywiście są projekty jasno określone w dłuższym zakresie czasowym, ale tutaj piszę o prostych zadaniach).
Mam wrażenie, że ta metoda poprawia wydajność jeżeli sumiennie podchodzimy do planowania i realizacji zadań, daje poczucie większej kontroli i ułożenia dnia. Dodatkowo w moim przypadku pomaga w podsumowaniu zadań do raportów okresowych, które muszę wykonywać cyklicznie i czasem nie do końca pamiętam co się działo miesiąc temu. Bookowanie czasu w kalendarzu też świetnie sprawdza się na wydzielenia czasu do ogarnięcia codziennej bieżączki, np. od 8 do 9 rezerwujemy czas na nagromadzone drobne sprawy z którymi musimy się uporać. Opcja 'zajęty' w kalendarzu ustawiona, wyłączamy pocztę i telefon i do dzieła :) Na WDI w zeszłym roku (http://www.zarzadzanieit.com.pl/index.php/home/analiza-it/87-wdi-2019) Natalia Cholewa opisywała takie podejście skrótem ChSS (nie napiszę publicznie co dosłownie oznacza, ale powiedzmy, że coś w stylu: 'nie ma mnie dla nikogo' :) ).
