Czego potrzebujemy by sprawnie zarządzać projektami? Jakie cechy są wymagane i jakie ostatnio umiejętności szlifują menedżerowie projektów w dynamicznie zmieniającym się świecie projektów IT?
Zarządzanie projektami to nie jest łatwa sprawa, trzeba jednocześnie "ogarniać" bardzo wiele tematów. Menadżerowie projektów odpowiadają za zarządzanie pracą poprzez stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik, tak aby projektować działania spełniające wymagania projektu. Ta definicja zarządzania projektami PMI w skrócie przekazuje ideę, że zadania kierowników projektów wymagają posiadania różnych kompetencji. Muszą posiadać wiedzę, muszą mieć odpowiednie narzędzia, ale muszą też wiedzieć jak zastosować odpowiednie techniki w konkretnych projektach.
Jeżeli znamy teorię zarządzania projektami - ale nie mamy umiejętności zastosowania tego, co wiemy, jest to bezużyteczne. Podobnie, posiadanie odpowiednich narzędzi i technik - ale bez umiejętności dobrego ich wykorzystania jest bez znaczenia. Stąd też PMowie powinni doskonalić umiejętności zarządzania projektami, w których teoria, doświadczenie i wiedza o odpowiedniej aplikacji łączą się w jedną, kompletną całość.
Można przyjąć, że lista umiejętności zarządzania projektami, aby być skutecznym kierownikiem projektu jest związana z siedmioma obszarami: przywództwem, komunikacją, zarządzaniem czasem, zarządzaniem ryzykiem, planowaniem, negocjacjami i wiedzą merytoryczną. Przeanalizujmy każdy z tych obszarów.
Przywództwo - na bazie doświadczeń z obserwacji wielkich projektów możemy śmiało stwierdzić, że jest to niezbędna cecha dobrego PM. Nieoceniona jest tutaj umiejętność kierowania zespołami, określania wizji, motywowania i inspirowania, a także służenia ekspercką wiedzą. Ważne jest by umiejętności przywódcze to nie było ograniczenie się jedynie do zarządzania ale bardziej do prowadzenia zespołu, dawania przykładu i odpowiadania za własne decyzje. Liderzy powinni kierować się strategiczną i operacyjną perspektywą i na ich podstawie budować wizję przekazywaną zespołowi, jednocześnie dbając by zespół dysponował narzędziami, funduszami, przestrzenią do wypełniania tej wizji. Oprócz budowania dobrego samopoczucia nie można jednak zapomnieć o odpowiednim egzekwowaniu procesu i utrzymywaniu członków zespołu w ryzach. A na końcu wzięcia odpowiedzialności za to czy projekt się powiedzie czy nie. Przy okazji trochę też już o tym wspominaliśmy w sekcji Umiejętności managerskie, bo kierownik projektu musi też być dobrym managerem zespołu, zapraszam więc do czytania.
Kolejna cecha - Komunikacja, czyli niezbędna umiejętność zrozumienia i bycia zrozumianym. Doskonała komunikacja jest istotą każdej relacji, a zatem skuteczność komunikacji kierownika projektu ma wpływ nie tylko na zespół projektowy, ale także na klienta i interesariuszy. Im więcej punktów styczności z klientem, tym bardziej trwała relacja i tym bardziej prawdopodobne, że projekt zakończy się sukcesem. Raczej się nie zdarza żeby klient narzekał na przekazywanie zbyt wielu informacji o projekcie i ciągłym nękaniu go statusami. Bardzo często jest właśnie zupełnie odwrotnie. Niestety komunikacja nie będzie skuteczna, jeżeli dana osoba nie zrozumie co chcemy jej przekazać. Stąd też istotne są umiejętności interpersonalne kierownika i tworzenie jasnych przekazów. Częsta i skuteczna komunikacja sprawi, że większość odbiorów będzie ostatecznie po naszej stronie i pomoże uniknąć niewygodnych rozmów w przyszłości. Jeżeli chodzi o zespół to trzeba pamiętać by ta komunikacja nie była jednostronnym potokiem słów czy treści dla przekazania wizji, ale wspólnym dialogiem opartym na pytaniach i zrozumieniu. Kluczową umiejętnością komunikacyjną zarządzania projektami do opanowania jest umiejętność słuchania, jasność i pewność, że jesteś zrozumiany. Gdy informacje płyną z właściwym komunikatem, we właściwym czasie, do właściwej osoby, przez właściwy kanał, można pokonać prawie każdą przeszkodę.
Planowanie - niby oczywiste, ale podobno bardzo wielu menedżerów projektu nie przywiązuje zbytniej wagi do tego zagadnienia... Można by powiedzieć, czy w takim razie jest PM bez odpowiedniego planu? :) Zdolność do organizowania zadań we właściwej kolejności, trafienia we właściwy wynik we właściwym czasie, to znaczna część naszych zadań jako kierownika projektu, prawda? Absolutnie krytyczne jest to, że menedżerowie projektów powinni poświęcać wiele uwagi harmonogramowi, a wraz z nim monitorowaniu postępów, gdy projekt idzie naprzód i wprowadza zmiany, aby zapewnić, że wszystko pozostanie na dobrej drodze. Planowanie polega na znalezieniu sposobów na zrobienie wszystkiego, co jest potrzebne, aby zrobić to jak najskuteczniej. Zakres, w jakim jesteśmy w stanie skutecznie planować, będzie miał bezpośredni wpływ na zdolność projektu do odniesienia sukcesu. Bez względu na to, jak ktoś jest dobry w realizacji, bez możliwości właściwego planowania projektu, projekt się nie powiedzie. Umiejętność planowania zarządzania projektami to opanowanie takiego stanu, że zawsze masz dziesięć kroków do przodu i zawsze wiesz, "co dalej". Oznacza to nie tylko sukces, ale także katastrofy. Jako wykwalifikowany kierownik projektu zawsze masz plan w rękawie:)
I tutaj na razie postawimy kropkę, żeby Was nie zanudzać zbyt dużą ilością treści. Wrócę z dalszą częścią po koniec tego tygodnia. Jeszcze trochę humorystycznie o PM "Must-Haves" :)
