Zapraszam na drugą część artykułu o wymaganych umiejętnościach kierownika projektu (kontynuacja http://zarzadzanieit.com.pl/index.php/home/zarzadzanie-projektami/69-7cech-pm-1). Tutaj poruszymy zagadnienia zarządzania czasem, ryzykiem, efektywnej negocjacji i posiadania wiedzy merytorycznej.
Zarządzanie czasem - to niezwykle ważna kwestia i potrzeba uświadomienia sobie jak dobrze zarządzać własnym czasem przynosi wymierne rezultaty. Jest milion dobrych rzeczy, które możemy robić, ale dobry menedżer projektu uznaje, że tylko kilka rzeczy należy do kategorii "najlepsze". Wiedza, kiedy powiedzieć "Nie", jest kluczową umiejętnością zarządzania projektami. Problem polega na tym, że ważne zadania zwykle są podważane przez pilne zadania. Więc jeśli masz ograniczoną ilość czasu w ciągu dnia, jak możesz zaoszczędzić czas na ważne zadania, aby nie być całkowicie zestresowanym? Chodzi o to, aby niwelować różnicę pomiędzy pilnym i ważnym, a słynnym mapowaniem macierzy priorytetów Eisenhowera. Jak zauważył Eisenhower: "To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne".
Spotkania to jedne z największych złodziejów czasu. Zaczynając od spotkań, które (bez uzasadnienia) przekroczyły przydzielony czas po te, które są całkowicie niepotrzebne. Ważne by wypracować umiejętności krytycznego myślenia, które pomogą nam ważyć to, co ważne, a co nie, i w którym momencie powiedzieć stop. Jest to cenny aspekt zarządzania czasem i kluczowa umiejętność zarządzania projektami, którą musi rozwijać każdy dobry kierownik projektu. Dobra strategia, która się sprawdza, to zawsze posiadać plan spotkania i bezwzględnie się go trzymać. Menedżerowie projektów odnoszący sukcesy również szanują czas swoich kolegów z drużyny, więc umiejętność czytania języka ciała osób w pokoju ma również kluczowe znaczenie dla utrzymania kursu. Wreszcie, czasem trzeba poszukać okazji do delegowania obowiązków, wielozadaniowości lub zmiany harmonogramu w razie potrzeby. Jeżeli więc skupimy się na rzeczach istotnie ważnych, wszyscy wygrywają :)
Zarządzanie ryzykiem - kierownicy projektów zawsze są łatwym celem, gdy projekty nie zgodnie z planem:) Niezależnie od okoliczności wszyscy zastanawiają się, czy kierownik projektu mógł przewidzieć i zapobiec ryzyku, zanim stanie się problemem. Sponsorzy projektu nienawidzą niespodzianek, a dobre zarządzanie ryzykiem jest jednym ze sposobów unikania niespodzianek, szczególnie tych brzydkich. Zagrożenia często nie są pilne, co oznacza, że wielu kierowników projektów nie traktuje ryzyka tak poważnie, jak powinno. Możesz pozostać przy swoim projekcie, kontrolując ryzyko i aktywnie przeciwdziałać temu tak daleko, jak to tylko możliwe.
Umiejętność skutecznego zarządzania ryzykiem to tak naprawdę często doświadczenie - wiedza, co może pójść źle. I także pokora, aby zapytać swój zespół. Najpierw trzeba zidentyfikować ryzyko, a im wcześniej to zrobisz, tym większe masz szanse na uniknięcie ryzyka. Na tym jednak nie koniec. Identyfikacja ryzyka musi iść w parze z planem ryzyka, aby dowiedzieć się, co z nimi zrobić. Obejmuje to przypisanie prawdopodobieństwa, kosztu, właściciela i zastosowanie strategii łagodzenia, które są odpowiednie dla ryzyka i apetytu dla klienta, jeśli coś pójdzie nie tak. Te plany działania należy włączyć do głównego planu i również śledzić. Skuteczne zarządzanie tym ryzykiem przynosi ogromne korzyści. Klienci będą zadowoleniu ponieważ wiedzą czego mogą się spodziewać. Ale nie chodzi tylko o nich - zyskujesz dodatkową korzyść z tego, że spędzasz mniej czasu gasząc pożary i borykając się z nieprzyjemnymi niespodziankami. Umiejętność zarządzania ryzykiem w projekcie to umiejętność rozpoznania ryzyka na długo przed pojawieniem się problemów i opracowania skutecznych planów łagodzenia skutków, które eliminują ryzyko ich wystąpienia.
Temat jest ciekawy, planuję niedługo oddzielny artykuł o zarządzaniu ryzykiem w projektach na bazie tematów, które obecnie prowadzę. Opiszę też po krótce korzyści ze szkolenia z MORa (Management of Risk).
Umiejętności negocjacyjne - zarządzanie projektem przypomina czasem politykę- często łączy różne grupy ludzi, często z konkurencyjnymi interesami, a zadaniem PMa jest znalezienie wspólnego punktu dla tych interesów, abyśmy mogli zrealizować cele projektu. Innymi słowy, dobry menedżer projektu musi być doskonałym negocjatorem. Tak więc to jak negocjować dobrze, aby wszystkie strony były zadowolone, jest kluczową umiejętnością PMa. Jako menedżerowie projektów możemy każdego dnia prowadzić negocjacje z niemal wszystkimi. Niezależnie od tego, czy negocjujemy zasoby od innych menedżerów projektu, wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla, negocjujemy z dostawcami zewnętrznymi czy z klientami - zawsze istnieją odmienne interesy, które musimy starać się dopasować. Kluczem do pomyślnej negocjacji jest "wygrać", nie spalając żadnych mostów. W końcu, inaczej niż w przypadku negocjacji sprzedaży, zwykle nie mamy szczęścia, aby móc odejść od umowy, jeśli warunki nie są właściwe. Musimy znaleźć pośrednie miejsce. Nasze umiejętności negocjacyjne wymagają poświęcenia czasu na zrozumienie relacji i interesów stron, abyśmy mogli jasno określić, co jest potrzebne, aby popychać projekty do przodu. Niewykonanie tej czynności naraża nas na ryzyko zignorowania krytycznych relacji, które mogą doprowadzić do niepowodzenia.
Dyskusje na temat budżetów, alokacji zasobów i osi czasu mogą stać się bezproduktywne, jeśli nie będą taktownie traktowane. Skuteczni menedżerowie projektów wiedzą, jak znaleźć kompromisy tam, gdzie to możliwe i jak utrzymywać cel bez niszczenia relacji. Zatem istotne jest znalezienie odpowiedniego rozwiązania - wypracowanie kompromisów, aby każdy wygrywał.
Wiedza merytoryczna - wiedza na temat danej dziedziny zawsze jest obszarem, w którym można się rozwijać, ponieważ świat cyfrowy porusza się tak szybko, że zawsze jest coś nowego do nauczenia się. Dobry menedżer projektu musi wiedzieć wystarczająco dużo, aby najpierw wymyślić plan, a następnie właściwie go wykonać i poprowadzić zespół do sukcesu. Skuteczni menedżerowie projektów muszą wiedzieć, "wystarczająco dużo, aby być niebezpiecznym" na temat pracy wykonywanej przez ich zespoły. Należy znać platformy i systemy używane przez pracujące zespoły oraz ich możliwości i ograniczenia, aby prowadzić inteligentne i świadome rozmowy z klientami, zespołem, interesariuszami i dostawcami.
Nie zawsze kierownik to stanowisko na którym liczy się wiedza techniczna, ale podstawowa znajomość tego, co jest wykonalne, a co nie, a co ważniejsze, ile pracy należy zaangażować w projekt, jest nieocenione. Oznacza to, że możesz bardzo szybko podać szacunki dotyczące czasu i kosztu projektu. Przydaje się także, gdy zarządzamy deweloperami - wymyślając obejścia problemów lub sprawdzając, czy postępy są wystarczające. Jesteśmy w stanie też szczegółowo wyjaśnić klientowi na jakim etapie jest projekt.
Tutaj wielu rzeczy trzeba się po prostu nauczyć, a ta nauka jest procesem ciągłym. Nie tylko pozwala nam lepiej zrozumieć projekty, które prowadzimy, ale pomaga nam lepiej zrozumieć i współpracować z naszymi zespołami, klientami i interesariuszami oraz liderami funkcjonalnymi w organizacji. Najważniejszym rezultatem jest udane dostarczenie projektu.
Warto próbować rozwijać wiedzę merytoryczną nie tylko w zakresie zarządzania projektami i zestawu narzędzi do zarządzania, ale przez cały cykl życia projektu. Oznacza to zrozumienie, w jaki sposób działa strategia, projektowanie usług, projektowanie produktu, kreatywne koncepcje, doświadczenie użytkownika, projektowanie, opracowywanie treści, rozwój front-end, rozwój back-end, QA, hosting, itd. A to dopiero początek:) Wiadomo, że nie da się być ekspertem od wszystkiego, ale warto spróbować przynajmniej mieć ogólne pojęcie o technicznych aspektach prowadzonych działań.
Ciekawy jestem czy zgadzacie się z powyższym, a jeśli tak to w jaki sposób rozwijacie tego rodzaju umiejętności menedżerskie?
Tak poza tym to prowadzenie projektów jest łatwe, jak jazda na rowerze :)
