Miękkie aspekty zarządzania

Jakiś czas temu uczestniczyłem w bardzo konstruktywnych warsztatach z miękkich umiejętności zarządzania projektami, a właściwie ogólnie z umiejętności zarządzania. Takiego typu szkolenia polecam każdemu, niezależnie od stanowiska i branży w jakiej pracuje. Wszędzie, gdzie mamy do czynienia z ludźmi, warto dowiedzieć się o ogólnych zasadach, które mogą nam często pomóc. Długo natomiast "zbierałem" się do napisania relacji z tego wydarzenia i ostatecznie doszedłem do wniosku, że ciężko mi będzie streścić klimat takich zajęć, postaram się jednak wypunktować parę zagadnień, które mi osobiście dały do myślenia.

Po pierwsze muszę podkreślić, że warsztaty prowadził Helmut Glaser, osoba wg mnie znająca się perfekcyjnie na rzeczy. Helmut oprócz prowadzenia szkoleń ma bogate doświadczenie biznesowe, czasami pracuje też jako interim manager ratując przedsiębiorstwa z różnych tarapatów. Bardzo przyjemnie się do słucha, gołym okiem widać to doświadczenie, ogromną wiedzę i dodatkowo sporą dawkę humoru :) W sieci znajdziecie więcej informacji o Helmucie, na naszym facebooku wrzucałem też kiedyś filmik z jego wykładu. Szkolenie poprowadził bezbłędnie, a te 3 dni minęły w mgnieniu oka. 

Napisałem, że każdemu może się przydać taka tematyka, dlaczego? Ponieważ nasze zachowania praktycznie zawsze bazują na emocjach. Możemy nad tym pracować, doskonalić się, ale uczuć nie pominiemy. I tak można to w łatwy sposób przełożyć np. na strategie negocjacji, które nierzadko sprawdzają się do manipulacji drugą stroną w celu osiągnięcia korzyści. Jest to swoista próba charakteru, która strona ma większą siłę, lepsze argumenty. Jednak jednostronne stawianie sprawy nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Stąd warto orientować się na celu, rozwiązaniu a nie na zwycięstwie. Sprawdza się tutaj strategia win-win, która daje czasowe osiągnięcie poczucia, że jest sprawiedliwie (dla obu stron). Nawet czasowe rozwiązanie daje poczucie sukcesu, ponieważ każdy nierozwiązany problem wisi nad człowiekiem i go przytłacza. Nie samo rozwiązywanie problemu jest trudne, ale to że problemy są odłożone. Niestety często firmy nie podejmują decyzji i odkładają problemy. Ważna jest też sprawiedliwość, niby to takie proste, ale nikt nie chce być traktowany gorzej od drugiego. Świetny przykład znajdziecie na filmiku z eksperymentu z małpkami, polecam: https://www.youtube.com/watch?v=lKhAd0Tyny0 . 

Emocje są istotne w każdym aspekcie, a szczególnie przy bezpośrednich kontaktach z innymi. Z tymi kontaktami mamy często problemy, czasem nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Warto spojrzeć na to czasem z boku i uświadomić sobie, że nasza akcja wywołuje odpowiednią reakcję i to od nas dużo zależy jaki będzie rezultat. Godna polecenia jest tutaj książka: Thomas Anthony Harris, „I'm OK, You're OK”. Coraz częściej dzisiaj komunikujemy się cyfrowo, ograniczając nasze kontakty do maila, smsa, czy nawet krótkiej reakcji w postaci łapki w górę. A tak naprawdę najpotężniejszym narzędziem komunikowania się jest nasza mimika i gesty (ok. 80 % skuteczności). Słowa mają tylko 7% skuteczności. Ludzie starają się to przełożyć na formę cyfrową w postaci emotikonek, ale nadal nic nie zastąpi spotkania w cztery oczy. Przykład z ostatnich tygodni - negocjowaliśmy jeden sporny element z umowy serwisowej z dostawcą. Masa maili, parę tygodni konsultacji z prawnikami. Spotkaliśmy się w końcu osobiście i w 15 minut sprawa się wyjaśniła, a chodziło o dopisanie jednego zdania, które obu stronom pasowało :) Wracając do narzędzi i strategii, dobrze jest stosować podejście doceniające bez lekceważenia, posługując się otwartymi gestami i spokojną intonacją. Unikamy tutaj uogólnień, słowa NIE czy chaotycznych ruchów. 

Równie ważne jak powyższe jest profesjonalne słuchanie. Można tutaj wyodrębnić 3 techniki: 

• aktywne słuchanie - nie przerywać, dać się wygadać; nie ponaglać; utrzymywać kontakt wzrokowy, potakiwać; zapamiętywać wątek, nie szczegóły;
• parafraza - w celu dobrego zrozumienia tematu można posłużyć się stwierdzeniami: "jeśli Panią dobrze zrozumiałem to...", "czy nie pominąłem czegoś istotnego?";
• odzwierciedlanie wg. Gordona - przedstawienie sytuacji mówcy, świadczące o zrozumieniu tematu w stylu: "obawiasz się, że możesz nie zmieścić się w budżecie"; "cieszysz się z tego powodu...". Więcej o tej metodzie znajdziecie np. tutaj: http://gordon.edu.pl/metoda_gordona

Dla mnie też odkryciem było jak często nadużywam sformułowań typu "ja" - ja chciałbym, ja Panu za chwilę to pokażę itd. A dużo korzystniejszym jest stosowanie wersji "ty" jak poniżej: 

Prosta sprawa a może znacząco zmienić komunikację. Jeżeli ktoś jest zainteresowany mam całą listę takich przykładów, zapraszam do kontaktu. 

Na warsztatach rozmawialiśmy również o sztuce prezentowania i budowania poprawnej prezentacji. Jako, że te czynniki zewnętrzne są ważne należy w pierwszej kolejności zadbać o wygląd dostosowany do tematyki i rodzaju spotkania. Potem można się skupić na samej prezentacji, która raczej nie powinna być dłuższa niż 20 minut (mówię o ogólnym szablonie, który można dostosowywać do własnych potrzeb). A budowanie prezentacji zaczynamy od końca, czyli od call to action - to co chcemy osiągnąć. Powiem szczerze, że to podejście mi się sprawdziło. Szablon poniżej, klasycznie:

1. Wstęp
   • krótka historia w celu zaciekawienia odbiorców, 
   • cytat lub przysłowie,
   • pytanie retoryczne,
   • ciekawa statystyka w temacie
2. Rozwinięcie (jeden slajd na max 2 minuty)
   • statystyki (obrazki, wykresy),
   • opinie liderów, specjalistów od danego zagadnienia,
   • przykłady z życia
3. Zakończenie
   • krótkie podsumowanie w stylu call to action: "Szanowni Państwo, jeśli zależy Wam na ...... to ważne (istotne, najlepszym rozwiązaniem jest...)...."

Na koniec parę słów o motywacji. Jeżeli ktoś zarządza zespołem, pewnie często zastanawia się jak poprawić motywację swoich ludzi. Otóż nie zawsze kasa jest lekarstwem na całe zło, okazuje się, że aby utrzymać poczucie sukcesu są konieczne poniższe czynniki (w kolejności od najważniejszego):

1. Sens
2. Wartości
3. Wyzwania
4. Rozwój
5. Odpowiedzialność
6. Kontrola
7. Klimat w zespole
8. Wynagrodzenie
9. Konkurencja
10. Narzędzia do pracy
11. Otoczenie/warunki

Wynagrodzenie jest tak naprawdę bliżej końca listy :)

Przy okazji artykułu polecam Wam jeszcze książkę Andrzeja Blikle - "Doktryna jakości". Można ją bezpłatnie pobrać ze strony: http://www.moznainaczej.com.pl/moja-ksiazka