Aktualnie praca zdalna ze względu na kryzys spowodowany wirusem, stała się niemalże powszechna w większości branż. Systemy wspierające połączenia zdalne typu Zoom czy Teams biją rekordy popularności. Dla wielu firm to było techniczne wyzwanie, przygotować odpowiednio infrastrukturę, bezpieczne połączenia, vpny, przepustowości itd. Nie obyło się bez problemów i zadyszek, ale techniczne aspekty łatwo rozwiązać, zwiększając odpowiednio zasoby. Trudniejszy może być drugi krok i odpowiedź na pytanie: Jak motywujesz ludzi do pracy z domu?
Są firmy, które skupiły się na tym by przetrwać ten okres wykonując jedynie podstawowe, niezbędne elementy codziennej pracy. Na rozwój i innowacje przyjdzie czas w lepszej rzeczywistości. Ale są też tacy, którzy korzystają z szansy i rozwijają prężnie biznesy, oparte np. o e-commerce. Jak to więc robić, jak popychać sprawy do przodu, kiedy każdy pracownik siedzi wygodnie w swoim pokoju i tak naprawdę nie ma nad nim większej kontroli? Badania akademickie są w tej kwestii sprzeczne - niektóre wyrokują spadek zaangażowania, inne obiecują jego wzrost. A tak naprawdę istotne jest podejście managerów do takiej współpracy.
Co prawda poniższy wykres pokazuje, że motywacja nie jest największym problemem w pracy zdalnej, ale może być jednym z trudniejszych problemów do rozwiązania.
W latach 2010-2015 przebadano ponad 20 000 pracowników na całym świecie z ponad 50 dużych firm i przeprowadzono dziesiątki eksperymentów, aby dowiedzieć się, co motywuje ludzi, w tym na ile praca w domu wpływa na motywacje. Wyniki pokazuje poniższy wykres. Praca w domu jest mniej motywująca, co więcej w przypadku pracowników niemających wyboru miejsca pracy różnice są znaczące (całkowita motywacja spadła o 17 punktów).
Identyfikujemy trzy negatywne czynniki motywujące, które często prowadzą do obniżenia wydajności pracy. Prawdopodobnie wzrosły one w świetle pandemii koronawirusa. Wzrasta presja emocjonalna i ekonomiczna, ponieważ ludzie martwią się utratą pracy, płaceniem czynszu, zdrowiem, itp. Napływ wiadomości, obawa o bezpieczeństwo własne i bliskich, są głęboko niepokojące. Inercja do pracy z pewnością wzrośnie, ponieważ ludzie zastanawiają się, czy w ogóle warto ją wykonywać.
Z kolei trzy pozytywne czynniki motywujące, które często prowadzą do zwiększenia wydajności pracy mogą w obecnej sytuacji stracić na znaczeniu. Rywalizacja, motyw, który najbardziej poprawia wydajność, może spaść, jeśli ludziom będzie coraz trudniej wykonywać zadania w domu. Na przykład ludziom może brakować radości z rozwiązywania problemów z kolegą lub łatwości podejmowania decyzji na odległość. Cel staje się również mniej satysfakcjonujący wraz z malejącym wglądem zespołu na wpływ na klientów lub współpracowników, zwłaszcza jeśli nie ma nikogo, kto mógłby im o tym przypomnieć. Wreszcie potencjał może spaść, jeśli ludzie nie będą mogli uzyskać dostępu do kolegów, którzy ich uczą i rozwijają.
Jeśli liderzy biznesu nie zmienią tego, zmiany motywacji ludzi ostatecznie doprowadzą do spadku zdolności adaptacyjnych, jakości i kreatywności właśnie w momencie, gdy powrót do "normalności" po koronawirusie będzie wymagał wzrostu wydajności. No dobrze, ale jak do tego podejść?
Potrzebny jest pozytywny przykład, dawanie impulsu. Kluczowe może być oparcie się pokusie, by praca była statyczna, oparta tylko o ścisłe procesy, zasady i procedury. Podczas gdy pewne granice i wytyczne pomagają ludziom szybko się poruszać, zbyt wiele z nich tworzy błędną spiralę demotywacji. W takich przypadkach ludzie mają tendencję do zaprzestania rozwiązywania problemów i kreatywnego myślenia, a zamiast tego robią absolutne minimum. Jeśli chcesz, aby Twoje zespoły były zaangażowane w swoją pracę, musisz sprawić, by ich praca była angażująca. Najpotężniejszym sposobem na to jest danie ludziom możliwości eksperymentowania i rozwiązywania naprawdę ważnych problemów. Te problemy nie będą takie same dla każdego zespołu lub organizacji. Na początku mogą nawet nie być łatwe do zidentyfikowania. Twoi pracownicy będą potrzebować Twojej pomocy, aby to zrobić. Zapytaj ich: Gdzie możemy zapewnić naszym klientom niesamowite usługi? Co będzie napędzać wzrost nawet w czasach strachu? Dlaczego te problemy są krytyczne, cenne i interesujące?
Zespoły które na co dzień zmagają się z wyzwaniami zachowują dużą produktywność, czasem można nawet zaobserwować jej poprawę. I nie chodzi tutaj nawet o wielkie cele strategiczne, ale po prostu poszukiwanie sposobów, aby upewnić się, że każda osoba w zespole poczuje, że ma wyzwanie, które może pomóc rozwiązać. W twoich własnych przypadkach wyzwanie to może obejmować coś tak małego, jak lepsze powitanie klientów lub dostosowanie nowych harmonogramów, po coś tak dużego, jak przeniesienie całej działalności do sieci.
Ok, w teorii wszystko to może brzmieć świetnie, ale jeśli zastanawiasz się, jak zacząć, nie jesteś sam. Niewiele organizacji zostało nauczonych, jak identyfikować, kiedy i gdzie można eksperymentować z nowymi sposobami pracy - pomimo faktu, że eksperymentowanie skutkuje 45-punktowym wzrostem motywacji pracowników.
Po pierwsze zacznij mierzyć to, na czym Ci zależy. Jeśli chcesz pokazać zespołowi, że zależy Ci na ich motywacji, możesz ją zmierzyć a następnie porozmawiaj z nimi o tym, co może zwiększać lub zmniejszać ich motywację oraz co byłoby pomocne, aby zmaksymalizować ich motywację w nadchodzących tygodniach. Możesz zadawać pytania typu: Jak obecna sytuacja wpływa na Ciebie w tej chwili? Jakie wskazówki mają ludzie, jak zmotywować się i znaleźć zabawę i cel w obecnym środowisku? To jest twój czas, aby słuchać i tworzyć bezpieczne środowisko, w którym każdy może mówić.
Po drugie, upewnij się, że twoje cotygodniowe zadania nie koncentrują się wyłącznie na pracy taktycznej - konkretnych planach, które musisz wykonać, takich jak tickety, na które musisz odpowiedzieć, lub checklisty, które musisz sprawdzić. Część tygodnia należy przeznaczyć na działania, dla których nie ma ścisłego planu, a potrzebne jest eksperymentowanie i rozwiązywanie problemów.
Można podejść do tego np. w taki sposób:
Poniedziałek: Zorganizuj spotkanie dotyczące cyklu wydajności dla zespołu, które obejmuje następujące zagadnienia:
Jaki działaliśmy zeszłym tygodniu i czego się nauczyliśmy?
Jakie mamy zobowiązania w tym tygodniu? Kto jest przypisany do nich?
Jak możemy sobie pomóc w wypełnianiu zobowiązań na ten tydzień?
W jakich obszarach powinniśmy eksperymentować w tym tygodniu, aby poprawić wydajność?
Wtorek-czwartek: zorganizuj przynajmniej jedno indywidualne spotkanie z każdym z członków zespołu. Aby zmotywować pracowników, skup się na pomaganiu im w radzeniu sobie z trudnymi wyzwaniami. Możesz także koordynować spotkania w małych grupach, podczas których pracownicy mogą współpracować nad eksperymentami tygodnia i wspólnie rozwiązywać problemy.
Piątek: skup się na refleksji. Prezentuj i zbieraj opinie na temat eksperymentów tygodnia. Może to obejmować prezentacje z grup projektowych, podczas których członkowie zespołu udostępniają metryki i spostrzeżenia. Ważne jest również, aby sprawdzać nawzajem swoją motywację i postępy. Jako lider daj przykład, pytając ludzi, jak się czują: gdzie zmagali się ze swoją motywacją i gdzie osiągali sukcesy?
Takie podejście sprawdziło się podczas kryzysu finansowego. Kiedy większość zespołów usług finansowych podwajała zasady i procesy, lepiej wypadały zespoły pracujące nad kredytami hipotecznymi ze zidentyfikowanymi problemami, które mogliby rozwiązać, wprowadzając innowacje i dostosowując je do sytuacji. Ich motywacja gwałtownie wzrosła i osiągnęli lepsze wyniki niż status quo o 200%, znajdując kreatywne rozwiązania korzystne dla obu stron dla instytucji finansowych, w których pracowali, i klientów, którym groziła utrata domów.
Na przykładzie z 2008 roku, widać, że zespoły mogą eksperymentować i dostosowywać się. Widać również, że zespoły mogą zamarznąć pod presją i wycofać się. Uczyń swoją misją osiągnięcie tego pierwszego i osiągnięcie wyższego poziomu wzrostu i produktywności jako zespół zdalny niż jako zespół stacjonarny. To wyzwanie, które może zapewnić Ci energię i eksperymentowanie jeszcze długo po tym, jak kryzys minie.
Zdaje sobie sprawę, że w natłoku codziennych obowiązków ciężkie jest takie podejście, ale może warto. A Wy jak motywujecie swoich ludzi? :)
