Zasoby. Zasoby IT. Elementy CI. Baza CMDB. Na rynku jest masa dobrych i tych gorszych systemów umożliwiających kontrolę nad sprzętem i oprogramowaniem używanym w firmach.  Z rynkowych liderów specjalizujących się tylko i wyłącznie tą tematyką można wymienić:

• NinjaOne
• Atera
• Auvik

Są też inne systemy, które integrują Asset Management z innymi aspektami zarządzania usługami takie jak:

• ServiceNow
• Jira
• Freshservice
• ManageEngine ServiceDesk PLUS
• Microsoft System Center Configuration Manager

Wiadomo jednak, że systemy te mają mnóstwo przydatnych opcji i funkcji posiadających rozbudowane bazy CMDB, automatyzację przypisywania sprzętu do użytkownika ale też swoich agentów instalowanych na komputerach i urządzeniach mobilnych pozwalających skanować nawet stan naładowania baterii do BIOSU.

Dla dużych korporacji te narzędzia są idealnym rozwiązaniem pozwalającym zapanować nad przepływem sprzętu, serwerami i usługami jakie umożliwiają. Takie systemy mają jednak zasadniczą wadę, która wydaje się oczywista. Cena.

Niezależnie od producenta, model licencjonowania jest bardzo podobny. Albo licencjonowanych jest technik logujący się po programu( rozliczany miesięcznie) lub limitowana jest liczba CI(Configuration Item). Dla małych przedsiębiorstw z ograniczonym budżetem na IT koszt będzie przekraczał możliwości.
Model licencjonowania nie zależy (przeważnie choć są wyjątki) również czy Klient wybierze wersję Cloud czy OnPremise.

Co powinno zrobić małe lub średnie przedsiębiorstwo, które chcąc nie chcąc potrzebuje takiego rozwiązania ? Wiadomym jest, że najpewniej trzeba będzie iść na kompromis.
Niektóre z wyżej wymienionych systemów posiadają darmowe licencje z ograniczoną liczbą użytkowników lub CI (mniej więcej od 3 do 5 techników z darmową licencją odnawianą co roku (Jira, ServiceDesk PLUS, Freshservice).

Oczywiście w darmowych wersjach nie będzie pełnej funkcjonalności systemu, ale pozwoli to na założenie dobrej „bazy wypadowej”, do której będziemy mogli kreatywnie dołączać inne funkcje/rozwiązania. Pod warunkiem jednak że Nasze wymagania mieszą się w licencji.

Istnieją też prostsze rozwiązania takie jak EWIDA, która idealnie nadaje się do prostego zarządzania sprzętem i jego przynależnością do użytkowników.

Przechodząc do sedna: w przypadku ograniczonych możliwości finansowych i kompromisów z ograniczoną funkcjonalnością tańszych rozwiązań można wymyśleć jak je uzupełnić.

Esencją zarządzania zasobami jest raportowanie posiadania, powiązań między ludźmi a sprzętem, między sprzętem a oprogramowaniem lub wreszcie między infrastrukturą a usługami. W przypadku tanich lub darmowych rozwiązań można słusznie założyć, że raportowanie w programie albo nie istnieje albo nie jest wystarczające do pełnego zobrazowania stanu faktycznego, nie mówiąc już o podejmowaniu decyzji w oparciu o takie dane czy nakreśleniu priorytetów dotyczących „zajęcia” się daną infrastrukturą. 

Cała siła takich rozwiązań tkwi w prostocie. Większość nawet najprostszych rozwiązań jest w stanie przechowywać dane w sposób ustrukturyzowany w bazie danych. I może to być darmowa baza taka jak Postgres chociaż chyba najlepszą jest w tym przypadku SQL Express, który w tej wersji jest w stanie przechować dane do 10GB (wystarczy!).

Jeśli mamy więc Nasze podstawowe dane w bazie (użytkownicy i sprzęt) to możemy rozszerzyć je o dodatkowe dane przechowywane w znanych nam rozwiązaniach takich jak Active Directory czy Office 365.

I tutaj fajnie będzie przytoczyć konkretny przykład:

Pewne narzędzie do zarządzania zasobami przechowuje informacje o użytkowniku (imię, nazwisko, email) oraz posiadanym przez Niego/Nią sprzęcie (DNS, Model, Producent, Numer Seryjny).  Niestety nic więcej nie da się wycisnąć z darmowej wersji tego rozwiązania.  Niestety taka ilość danych nie daje dużego pola do manewru jeśli chcielibyśmy zarządzać chociażby wersjami systemu Windows i przeprowadzać bieżące aktualizacje.

Ręczna kontrola przy większej ilości użytkowników (20+) byłaby koszmarem.

Dane te jednak można bardzo łatwo połączyć z innymi systemami, które nie są takie oczywiste jako źródło danych sprzętowy takie jak Active Directory.

Dzięki adresowi email w bazie danych programu Asset Management, którego można użyć jako klucza do łączenia tych danych z zawartością informacji z AD.

AD może nieść nie tylko informacje o użytkownikach rozszerzając informacje o użytkownikach dodając dane takie jak dział, stanowisko, przełożony, biuro czy kraj, ale też informacje o numerach kontaktowych stacjonarnym czy komórkowym !

Dodatkowo o czym można łatwo zapomnieć to to, że użytkownicy z AD są również właścicielami swoich komputerów które jako obiekty również znajdują się w AD. I tutaj również można poszerzyć swoje informacje sprzętowe o dane takie jak system operacyjny urządzenia, dokładna wersja systemu (np. 2H21) czy Service Pack.

Kolejne rozwiązanie, które może być przydatne to Office 365. Co prawda ten system bazuje na AD i informacje będą się powielać, jednak tutaj przechowywana jest jedna rzecz, której brakuje w katalogu Active Directory, mianowicie zdjęcia użytkowników.  Wbrew pozorom, te informacje nie są bez znaczenia kiedy trzeba tworzyć wizualne raporty.

I ostatnia rzecz w przykładzie to informacje z managera floty operatora. Tutaj zależy to od którego operatora mamy usługi i czy w ogóle mamy coś podobnego udostępnione oraz czy jest możliwość podpięcia się pod te dane automatycznie (API).
Jeśli tak to super, jeśli nie to można sobie radzić eksportując informacje ze strony operatora do Excela lub CSV i w tej postaci załadować je do BI. Raz na jakiś czas należy te informacje generować ponownie aby aktualizacje były uwzględniane w raporcie. Jeśli struktura pliku nie będzie się zmieniać nie będzie to uciążliwe.

Na koniec wypadałoby wspomnieć kilka słów o narzędziu, dzięki któremu jest to możliwe – BI. Nie musi to być konkretne oprogramowanie, można wspomnieć tutaj kilka znanych takich jak fajna darmowa Grafana, Intuicyjne Tableau, czy Microsoft PowerBI. Nie ma co ukrywać, że w tym wyżej wymienionym przypadku najlepiej pasuje to ostatnie ze względu  na natywną integracje i łatwy eksport danych ze wspomnianych AD czy Office 365.

Powyższy schemat jest tylko ilustracją przykłady, jednak ogranicza nas tutaj jedynie wyobraźnia ! Można użyć danych z innych systemów mniej lub bardzie specyficznych dla danego przedsiębiorstwa z obszarów które nie muszą kojarzyć się jednoznacznie z zarządzaniem zasobami IT !

Powodzenia !